Anfragen an das WirLernenOnline-Team landen in zentralen Mailboxen. Innerhalb der zentralen Mailboxen hat jedes Team eigene Mailordner, die das Team verwaltet. Diese sind immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut: Es gibt einen “Team-ToDo”- und einen “Team-Erledigt”-Ordner.
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Mailboxen im Überblick
Bei WirLernenOnline.de haben wir 2 Teamboxen und zahlreiche Mail-Umleitungen. Mailadressen können vom Support-Team eingerichtet werden.
Das Kernteam nutzt die zentrale Mailbox redaktion@wirlernenonline.de, Fachredaktionen die zentrale Mailbox themenportale@wirlernenonline.de .
Alle Teammitglieder haben ihre eigene Mailadresse (meist "spitzname@wirlernenonline.de" - hierbei handelt es sich um Weiterleitungen auf die persönlichen E-Mails.
Boxen / Arten | Zweck und Orga |
redaktion | Kommunikation, Presse, Datenschutz und andere zentrale Adressen des Projektes |
themenportale | Fachredakteure/ Fachredaktionsleiter/ Redaktionsadressen auf den Fachseiten der Themenportale |
Teammitglieder | Alle Freiwilligen und Auftragnehmer*innen erhalten eine Adresse, oft Spitzname@wirlernenonline.de |
Fachredakteure melden sich für die Mailbox mit zentralen Anmeldedaten an. Diese erhalten sie vom Support-Team.
Mailbox der Fachredaktionen
Alle E-Mails an folgende E-Mailadressen werden auf die zentrale Adresse "themenportale@wirlernenonline.de" weitergeleitet:
tpm@wirlernenonline.de
themenportale@wirlernenonline.de
[fachname]@wirlernenonline.de
fachredaktionen@wirlernenonline.de
fachredaktion@wirlernenonline.de
Jedes Fach hat eine eigene Mailadresse. Auf den Startseiten der Fachportale kann man sich an deren Redaktion wenden. Die Mail landet vorerst in dem Posteingang der Themenportale-Teambox.
Mailbox des Kernteams
Das Kernteam arbeitet mit der zentralen Mailadresse redaktion@wirlernenonline.de . Hier werden E-Mails an folgende E-Mailadressen weitergeleitet:
kommunikation@wirlernenonline.de wirlernenonline.de
redaktion@wirlernenonline.de
dialog@wirlernenonline.de
presse@wirlernenonline.de
mitwirken@wirlernenonline.de
mitmachen@wirlernenonline.de
dsgvo-anfragen@wirlernenonline.de
Organisation der Mailboxen, Mailbearbeitung
Fachredaktionen haben ihre eigene Mailbox, die sie verwalten, von der aus sie Mails schreiben und empfangen können.
Im Posteingang der Fachredaktionen liegen...
...redaktionelle E-Mails, z.B. Vorschläge neuer Inhalte oder gemeldete Links
...weitergeleitete E-Mails, z.B. vom Projektteam
...E-Mails an einzelne Fachredaktionen, z.B. von Kooperationspartnern.
Team- und Funktionsmailadressen sollen immer gelesen und zeitnah bearbeitet werden, auch wenn mal jemand unverhofft krank oder abwesend ist (daher landen alle E-Mails in einer zentralen Mailbox).
Der Prozess für die Bearbeitung von Mails ist wie folgt:
- Alle unbearbeiteten Nachrichten bleiben in der Eingangsbox oder in der To-Do- Box des Unterteams. Wenn sie in eine To-Do- Box des Unterteams geschoben werden, sollten sie ungelesen markiert werden, damit die Zuständige sofort sieht, dass etwas zu tun ist.
- Fachredaktionen sind eigenständig für die Sichtung und Bearbeitung ihrer Boxen verantwortlich. Alle für die Box zuständigen Teammitglieder sind dafür verantwortlich, dass nichts liegen bleibt. Im Zweifel helft bitte (nach Abstimmungsversuch) aus.
- Alle lange liegen bleibenden Mails werden über sanfte Ermahnung bis hin zu freundlich-unausweichlichem Druck voran getrieben.
- Letzte Eskalation ist das Offene Projektbüro oder der Slack Kanal "#wlo-fachredaktion"
E-Mail Signaturen
--- W i r L e r n e n O n l i n e F R E I E B I L D U N G Z U M M I T M A C H E N
Kontakt: fachredaktion@wirlernenonline.de
Das Projekt WirLernenOnline / OpenEduHub wird gemeinsam organisiert zwischen den Partnern edu-sharing.net e. V. und Wikimedia Deutschland e. V.
Diese Mail schrieb ein Redaktionsmitglied des edu-sharing Vereins. Der edu-sharing.net e.V. ist ein eingetragener Verein mit Sitz in Weimar, Thüringen (Germany). Registernummer VR 131198, Amtsgericht Weimar geschäftsführender Vorstand: Prof. Dr. Christian Erfurth // Stellvertreterin: Annett Zobel
Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet. |
Abwesenheitsnotiz (Kernteam)
Für deinen Gesamtüberblick: Es gibt generell eine Mailbox für das Kernteam und jeweils eine Mailbox für die Fachredaktionen. Alle Mailboxen sind unter: https://mail.metaventis.
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so/zu erreichen und durch Nutzernamen und Passwort geschützt.
Neben den allgemeinen, selbsterklärenden Mail-Funktionen findest Du unter "Einstellungen/Ordner" die Möglichkeit, dir weitere Ordner in der Mailbox anzulegen. Auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall kannst Du über eine automatisierte Antwortoption über deine Abwesenheit informieren. Gehe dazu wieder in die Einstellungen und lege einen Filter mit dem Filternamen "Abwesenheitsnotiz" und folgenden Angaben an. Ergänze noch deine E-Mail-Adresse und schalte einfach bei Bedarf den Filter über den Schieberegler aktiv.
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