Für Jira-Nutzer mit Berechtigungen für den Service-Desk verwandelt sich die (persönliche) E-Mail-Inbox schnell in ein Meer voller mal mehr, mal weniger sinnvoller Jira-EMails.
Mail-Filter helfen dabei, das neu entstandene Inbox-Chaos zu bewältigen und auf Dauer zu managen.
Vor dem Filter: Die IMAP-Ordnerstruktur anlegen
EMails müssen sich irgendwohin verschieben lassen, insofern sollte vor der Einrichtung der Mail-Filter eine (individuelle) Ordner-Struktur existieren, auf die eure Mail-Filter verweisen können.
(Die hier im Beispiel gezeigte Ordnerstruktur ist weder final noch "best-practice", sondern einfach nur zur Veranschaulichung/Inspiration.)
Der Autor dieser FAQ-Sektion sortiert seinen Posteingang nach "automatischen" E-Mails von Systemen und direkten E-Mails von Menschen. Je nachdem, wie ein bestimmter Service-Desk Fall gegliedert ist, können sich diese Bereiche natürlich überschneiden, aber im Zweifelsfall landet alles, was mit dem Service Desk zu tun hat in einem EMail-Unterordner davon. (Hier hervorgehoben in der Farbe orange)
- Der
Jira-Überordner dient hierbei als generelle Inbox für (persönliche) Mails vom Jira-System- was nicht für sonstige Vorgänge relevant ist, wird händisch direkt in
Zeitlogsoderarchivedeinsortiert
- was nicht für sonstige Vorgänge relevant ist, wird händisch direkt in
- im
WLO_ServiceDesk-Unterordner befinden sich drei Zustände in Form von Unter-Ordnern- der
ToDo-Ordner enthält Vorgänge, die noch abgearbeitet werden müssen - der
done-Ordner dient als (temporärer) Überblick für erledigte Aufgaben, die noch nicht dem Zustandarchivedzugeführt wurden - der
archived-Ordner enthält alles, was seit (längerer Zeit) erledigt wurde - und kann bei Bedarf einfach geleert werden
- der
- in
Zeitlogswandern alle Jira-EMails, die (selbst ausgeführte) Zeitbuchungen auf Tickets beinhalten