Anmelden bei Jira

Um das Jira-Board für Fachredaktionen zu erreichen, klicke hier: Jira für Fachredaktionen.

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• Bist du angemeldet, wirst du auf das Hauptboard geleitet. Klicke auf die Schnellfilter, um die Aufgaben deiner Fachredaktion zu sehen.

Was ist Jira? 

Jira kommt bei WirLernenOnline für zwei Bereiche zum Einsatz

• als Projektmanagement-Tool, um einen guten Überblick über Aufgaben und die Aufgabenverteilung innerhalb eines Teams zu erhalten

• zur Stundenabrechnung, indem die Fachredakteur*innen ihre Arbeitszeit auf Jira-Tickets buchen und eine Stundenübersicht als Anlange für die Rechnung leicht exportieren können

Aufbau:

• Links ist die Navigationsleiste. Hier gelangt man zum Kanban-Board und zum Stundenzettel.

• In der Kanban-Board Ansicht gibt es "Schnellfilter" - jede Fachredaktion hat einen eigenen Schnellfilter. Mit Klick auf den Schnellfilter werden nur die Aufgaben der jeweiligen Fachredaktion angezeigt.

Die Aufgaben in Jira sind in einem "Kanban-Board" organisiert:

• In dem Kanban-Board sind alle Aufgaben versammelt, die es aktuell in den Fachredaktionen gibt.

• Jede Aufgabe wird als einzelne Karte in dem Kanban-Board dargestellt. Mit Klick auf die Aufgabenkarte öffnet sich eine Detailbeschreibung.

• Das Kanban-Board zeigt an, in welchem Status die jeweiligen Aufgaben-Karten liegen. Jede Karte kann zwischen den Spalten bewegt werden.

Schnellfilter - die Aufgaben der eigenen Fachredaktion sehen

Für jede Fachredaktion gibt es eine Schnell-Filter-Option. Mit Klick auf die Fachredaktion werden nur die Aufgaben angezeigt, die für die Fachredaktion gelten.

Arten von Aufgaben

Jira "Epics" & "Aufgaben mit Abnahme" verstehen

"Epics" & "Aufgaben mit Abnahme" werden vom Management-Team erstellt! Sie fassen die Aufgabenpakete eines Teams zusammen:

• "Beschreibung" - die Aufgabe wird beschrieben und ggf. Hinweise zu weiterführenden Informationen gegeben

• "Kalkulation" - die Kalkulation zeigt an, wie viele Stunden das Team mit dem jeweiligen Ticket abrechnen darf. Die Kalkulation ist eine Schätzung des Fachredaktionsmanagements - sollte die kalkulierte Zeit nicht ausreichen, kann die Fachredaktionsleitung Rücksprache mit dem Management-Team halten.

• "Personen" - zeigt den Autoren des Tickets und den Bearbeiter des Tickets an. Aufgaben an das gesamte Team werden generell der Fachredaktionsleitung zugeschrieben.

• "Zeitverfolgung" - zeigt an, wie viel Zeit von dem Team bisher auf das Ticket gebucht wurde und wie viel Zeit noch übrig ist.

Mit Unteraufgaben arbeiten

Unteraufgaben werden in den Fachredaktionen erstellt.

In Fachredaktionsmeetings bestimmt die Fachredaktion die anstehenden Aufgaben und überlegt, wer welche Aufgaben übernehmen könnte.

Große Aufgabenpakete sind in Jira bereits als "Epics" oder "Aufgabe mit Abnahme" angelegt - sie bieten der Fachredaktion eine Orientierung, welche Aufgaben zu erledigen sind. Wie die Aufgaben konkret umgesetzt werden, bestimmt die Fachredaktion selber - dafür können sie in den jeweiligen "Epics" oder "Aufgaben mit Abnahme" beliebig viele "Unteraufgaben" anlegen.

"Unteraufgaben" werden von dem Fachredaktionsteam erstellt und können den Personen in den Fachredaktionen zugewiesen werden.

Unteraufgabe erstellen

Um eine Aufgabe in einem Epic zu erstellen, klicke auf das Epic

• Wähle die drei Punkte in der Detailansicht aus und klicke auf "Unteraufgabe erstellen"

• Fülle die notwendigen Felder aus:

  • Zusammenfassung: Benenne die Aufgabe oder fasse sie zusammen.

  • Bearbeiter: Ordner die Aufgabe einer Person in deiner Fachredaktion zu.

  • WLO-Gruppe: Trage die WLO-Gruppe ein, für die diese Aufgabe bestimmt ist. Du kannst die Benennung aus dem übergeordnetem Epic kopieren.
    Wichtig: ist dieses Feld nicht oder falsch ausgefüllt, wird die Aufgabe nicht auf dem Kanban-Board eurer Fachredaktion angezeigt.

  • Beschreibung: Beschreibe die Aufgabe

• Klicke anschließend auf "Erstellen".

Anwendungsbeispiel:

Das Erschließungsteam hat für die Physik-Fachredaktion die Quelle "Leifi-Physik" gecrawlt, das heißt, die Inhalte dieser Quelle wurden in die WLO-Suche mit aufgenommen. Die Physik-Fachredaktion soll nun die Inhalte der gecrawlten Quelle systematisch sichten und gute Inhalte in Sammlungen zuordnen.

Die Fachredaktion trifft sich in einem Team-Meeting, um diesen Vorgang zu besprechen. Max erklärt sich dafür bereit, die Inhalte zu prüfen. Es wird eine Unteraufgabe namens "Inhalte von Leifi-Physik prüfen und zuordnen" unter dem Epic "Inhalte prüfen, hochladen und kuratieren" erstellt.

Max wird diese Unteraufgabe als Bearbeiter zugewiesen, als WLO-Gruppe wird "WLO-Physik" eingetragen und unter "Beschreibung" die Aufgabe kurz beschrieben. So sieht Max nun unter seinen Aufgaben die eben erstellte Unteraufgabe. Auch die Fachredaktion Physik sieht die Aufgabe auf ihrem Board.

Wenn Max die Aufgabe bearbeitet, kann er den Status der Aufgabe verändern. Wie das funktioniert, erklärt das nächste Video.

Status von Aufgaben

Die Spalten zeigen den Status der jeweiligen Aufgaben an:

• "Gestellt" = Sammelpunkt für alle anstehenden To-Dos (z.B. Themenbaum für Fach XY erstellen)

• "Angenommen" = Die Aufgabe wurde von mir/ von dem Team akzeptiert (z.B. Das Team hat die Aufgabe verstanden und und weiß, wie es einen Themenbaum erstellen kann. Die Aufgabe ist eigentlich bereit angefangen zu werden und befindet sich daher bei den aktuellen "ToDos" des Teams)

• "In Arbeit" = Aufgabe wird derzeit bearbeitet (z.B. Der Themenbaum wird aktuell erstellt)

• "In Abnahme" = es gibt Aufgaben, die Abnahmen erfordern. Ist eine "Aufgabe mit Abnahme" eigentlich erledigt, wird sie auf dieses Feld gezogen. (z.B. Der Themenbaum wurde erstellt und muss nun vom Qualitätsgremium geprüft werden. Er wartet auf Abnahme).

• "Erledigt" = Aufgabe wurde erledigt (z.B. Das Qualitätsgremium hat den Themenbaum freigegeben. Die Aufgabe ist damit erledigt und kann auf den "Erledigt-Stapel" verschoben werden.

Aufgabenstatus bearbeiten

 Über "Drag & Drop" lassen sich die einzelnen Aufgaben/Epic nehmen und in entsprechende Status verschieben. Das Kanban-Board unterscheidet diverse Aufgabenstatus:

"Gestellt" = Sammelpunkt für alle anstehenden To-Dos (z.B. Themenbaum für Fach XY erstellen)

"Angenommen" = Die Aufgaben wurden von mir/ von dem Team akzeptiert (z.B. Das Team hat die Aufgabe verstanden und und weiß, wie es einen Themenbaum erstellen kann. Die Aufgabe ist eigentlich bereit angefangen zu werden und befindet sich daher bei den aktuellen "ToDos" des Teams)

"In Arbeit" = Aufgabe wird derzeit bearbeitet (z.B. Der Themenbaum wird aktuell erstellt)

"In Abnahme" = es gibt Aufgaben, die Abnahme erfordern. Ist eine "Aufgabe mit Abnahme" eigentlich erledigt, wird sie auf dieses Feld gezogen. (z.B. Der Themenbaum wurde erstellt und muss nun vom Qualitätsgremium geprüft werden. Er wartet auf Abnahme).

"Erledigt" = Aufgabe wurde erledigt (z.B. Das Qualitätsgremium hat den Themenbaum freigegeben. Die Aufgabe ist damit erledigt und kann auf den "Erledigt-Stapel" verschoben werden.

Benachrichtigung deaktivieren

Beginnt man mit Jira zu arbeiten, bekommt man eine ganze Menge an Benachrichtigungen per Mail. Besonders die Mails zu eigenen vorgenommenen Änderungen können als störend wahrgenommen werden.

So kannst du diese für dich deaktivieren: