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(Jira) Mail-Filter für den Service-Desk

Owned by Andreas Schnäpp
Last updated: Jul 27, 2022
3 min read

Für Jira-Nutzer mit Berechtigungen für den Service-Desk verwandelt sich die (persönliche) E-Mail-Inbox schnell in ein Meer voller mal mehr, mal weniger sinnvoller Jira-EMails.

Mail-Filter helfen dabei, das neu entstandene Inbox-Chaos zu bewältigen und auf Dauer zu managen.

Vor dem Filter: Die IMAP-Ordnerstruktur anlegen

EMails müssen sich irgendwohin verschieben lassen, insofern sollte vor der Einrichtung der Mail-Filter eine (individuelle) Ordner-Struktur existieren, auf die eure Mail-Filter verweisen können.
(Die hier im Beispiel gezeigte Ordnerstruktur ist weder final noch "best-practice", sondern einfach nur zur Veranschaulichung/Inspiration.)

Der Autor dieser FAQ-Sektion sortiert seinen Posteingang nach "automatischen" E-Mails von Systemen und direkten E-Mails von Menschen. Je nachdem, wie ein bestimmter Service-Desk Fall gegliedert ist, können sich diese Bereiche natürlich überschneiden, aber im Zweifelsfall landet alles, was mit dem Service Desk zu tun hat in einem EMail-Unterordner davon. (Hier hervorgehoben in der Farbe orange)


Zur Funktionsweise der (im Beispiel) gewählten Struktur:

  • Der Jira-Überordner dient hierbei als generelle Inbox für (persönliche) Mails vom Jira-System
    • was nicht für sonstige Vorgänge relevant ist, wird händisch direkt in Zeitlogs oder archived einsortiert
  • im WLO_ServiceDesk-Unterordner befinden sich drei Zustände in Form von Unter-Ordnern
    • der ToDo-Ordner enthält Vorgänge, die noch abgearbeitet werden müssen
    • der done-Ordner dient als (temporärer) Überblick für erledigte Aufgaben, die noch nicht dem Zustand archived zugeführt wurden
    • der archived-Ordner enthält alles, was seit (längerer Zeit) erledigt wurde - und kann bei Bedarf einfach geleert werden
  • in Zeitlogs wandern alle Jira-EMails, die (selbst ausgeführte) Zeitbuchungen auf Tickets beinhalten

(server-seitige) Mail-Einstellungen aufrufen

Bevor Filter erstellt werden, müssen wir dafür zunächst in die (server-seitigen) Einstellungen der Mailbox wechseln:

  1. https://mail.metaventis.de/SOGo/ aufrufen und einloggen
  2. Das Zahnrad-Symbol (links oben) neben eurem Mail-Account suchen und auswählen
  3. In den Einstellungen (links) nun Mail auswählen
  4. Den Reiter "Filters" wählen
    1. rechts unten sollte nun ein "Create Filter" Button erscheinen
      1. diesen anklicken und das folgende Menü sollte sich für Euch auftun:

Zwei Jira-Filter: Persönliche Jira-Mails <-> Service-Desk

Die Mail-Filter funktionieren über das Ausschlussverfahren: Aktuell tragen alle EMails, die mit dem Service Desk zu tun haben, das Kürzel SD_WLO-<Ticket-Nummer> im Subject Field. Diesen Umstand nutzen wir, um einen Filter zu erstellen, der explizit nach diesem Muster als Bedingung sucht - und einen Filter, der alle restlichen Mails in die "generelle" Inbox verschiebt.

Die "generelle" Jira-Inbox

Drei Bedingungen:

  • Das Subject-Field enthält den Wert edu-jira: Updates for
  • Das From-Field enthält jira@edu-sharing.net
  • Das Subject-Field enthält nicht den Wert SD_WLO-

Sind alle 3 Bedingungen erfüllt, wird die Mail in unseren (generellen) Jira-Inbox-Ordner verschoben, welcher sich im IMAP-Ordner

automatische Mails / Jira

befindet.

Die Service-Desk Inbox

Die Service-Desk Inbox hat nur zwei Bedingungen:

  • Das From-Field enthält den Wert jira@edu-sharing.net
  • Das Subject-Field enthält den Wert Updates for SD_WLO-

Sind diese beiden Bedingungen erfüllt, wird die Mail in den IMAP-Ordner

automatische Mails / Jira / WLO_ServiceDesk

verschoben.

That's it! Nicht vergessen, am Ende auf das grüne Disketten-Symbol zum Speichern zu drücken und Eure Mail-Filter für den Service-Desk sind aktiv!
In der Übersicht sollten die Filter nun so erscheinen: