Für Jira-Nutzer mit Berechtigungen für den Service-Desk verwandelt sich die (persönliche) E-Mail-Inbox schnell in ein Meer voller mal mehr, mal weniger sinnvoller Jira-EMails.
Mail-Filter helfen dabei, das neu entstandene Inbox-Chaos zu bewältigen und auf Dauer zu managen.
Vor dem Filter: Die IMAP-Ordnerstruktur anlegen
EMails müssen sich irgendwohin verschieben lassen, insofern sollte vor der Einrichtung der Mail-Filter eine (individuelle) Ordner-Struktur existieren, auf die eure Mail-Filter verweisen können.
(Die hier im Beispiel gezeigte Ordnerstruktur ist weder final noch "best-practice", sondern einfach nur zur Veranschaulichung/Inspiration.)
Der Autor dieser FAQ-Sektion sortiert seinen Posteingang nach "automatischen" E-Mails von Systemen und direkten E-Mails von Menschen. Je nachdem, wie ein bestimmter Service-Desk Fall gegliedert ist, können sich diese Bereiche natürlich überschneiden, aber im Zweifelsfall landet alles, was mit dem Service Desk zu tun hat in einem EMail-Unterordner davon. (Hier hervorgehoben in der Farbe orange)
- Der
Jira-Überordner dient hierbei als generelle Inbox für (persönliche) Mails vom Jira-System- was nicht für sonstige Vorgänge relevant ist, wird händisch direkt in
Zeitlogsoderarchivedeinsortiert
- was nicht für sonstige Vorgänge relevant ist, wird händisch direkt in
- im
WLO_ServiceDesk-Unterordner befinden sich drei Zustände in Form von Unter-Ordnern- der
ToDo-Ordner enthält Vorgänge, die noch abgearbeitet werden müssen - der
done-Ordner dient als (temporärer) Überblick für erledigte Aufgaben, die noch nicht dem Zustandarchivedzugeführt wurden - der
archived-Ordner enthält alles, was seit (längerer Zeit) erledigt wurde - und kann bei Bedarf einfach geleert werden
- der
- in
Zeitlogswandern alle Jira-EMails, die (selbst ausgeführte) Zeitbuchungen auf Tickets beinhalten
(server-seitige) Mail-Einstellungen aufrufen
Bevor Filter erstellt werden, müssen wir dafür zunächst in die (server-seitigen) Einstellungen der Mailbox wechseln:
- https://mail.metaventis.de/SOGo/ aufrufen und einloggen
- Das Zahnrad-Symbol (links oben) neben eurem Mail-Account suchen und auswählen
- In den Einstellungen (links) nun Mail auswählen
- Den Reiter "Filters" wählen
- rechts unten sollte nun ein "Create Filter" Button erscheinen
- diesen anklicken und das folgende Menü sollte sich für Euch auftun:
- rechts unten sollte nun ein "Create Filter" Button erscheinen
Zwei Jira-Filter: Persönliche Jira-Mails <-> Service-Desk
Die Mail-Filter funktionieren über das Ausschlussverfahren: Aktuell tragen alle EMails, die mit dem Service Desk zu tun haben, das Kürzel SD_WLO-<Ticket-Nummer> im Subject Field. Diesen Umstand nutzen wir, um einen Filter zu erstellen, der explizit nach diesem Muster als Bedingung sucht - und einen Filter, der alle restlichen Mails in die "generelle" Inbox verschiebt.
### Die "generelle" Jira-Inbox
Drei Bedingungen:
- Das `Subject`-Field enthält den Wert `edu-jira: Updates for`
- Das `From`-Field enthält `jira@edu-sharing.net`
- Das `Subject`-Field enthält **nicht** den Wert `SD_WLO-`
Sind alle 3 Bedingungen erfüllt, wird die Mail in unseren (generellen) Jira-Inbox-Ordner verschoben, welcher sich im IMAP-Ordner `automatische Mails / Jira` befindet.
Die Service-Desk Inbox
Die Service-Desk Inbox hat nur zwei Bedingungen:
- Das
From-Field enthält den Wertjira@edu-sharing.net - Das
Subject-Field enthält den WertUpdates for SD_WLO-
Sind diese beiden Bedingungen erfüllt, wird die Mail in den IMAP-Ordner automatische Mails / Jira / WLO_ServiceDesk verschoben.
That's it! Nicht vergessen, am Ende auf das grüne Disketten-Symbol zum Speichern zu drücken und Eure Mail-Filter für den Service-Desk sind aktiv!