1. Wie kommt ein Vertrag zustande?

• Das WirLernenOnline Projekt ist fördermittelfinanziert. Die Auftragsvergabe erfolgt nach den Förderbedingungen des BMBF und beachtet zusätzlich gesetzliche Bestimmungen. Eine Direktvergabe ist i.d.R. nicht möglich.
• Für Aufträge werden i.d.R. geeignete Bieter des Marktes mittels Ausschreibung oder anderen Vergabeverfahren ermittelt.
• Hierfür fertigt das WLO-Team ein Leistungsverzeichnis an, welches Bestandteil des später zustande kommenden Vertrages wird.
• In der Regel schließt WLO mit dem Bieter, der im Vergabeverfahren das beste und wirtschaftlichste Angebot macht einen Rahmenvertrag.
• Der Rahmenvertrag legt den maximalen Stundenumfang und Rahmenbedingungen fest (siehe unten Anlage A).

Welche Aufgaben innerhalb des Rahmenvertrages dann tatsächlich beauftragt werden, entscheidet das WLO-Team, welches den Auftrag betreut. Dafür übergibt die Verwaltung (Franziska) den Vertrag an den Leiter des WLO-Teams (z.B. Leiter der Kommunikation):

2. Wie werden einzelne Aufgaben beauftragt und abgenommen?

Der Leiter des WLO-Teams (z.B. Kommunikation) erhält den geschlossenen Rahmenvertrag und organisiert dann den Auftrag. 

2.a. Management in den Teamkonferenzen

• In der Regel wird ein Auftrag in der 2wöchentlichen Teamkonferenz gestartet und organisiert.

• D.h. die Projektmanagement-Ansprechperson des Auftragnehmers i.d.R. einen festen Zeitslot in der jeweiligen Team-Konferenz, zu dem regelmäßig organisatorische Abstimmungen erfolgen können.
• Das WLO-Team entscheidet, ob die Auftragnehmer*in außerdem an der monatlichen Projektkonferenz teilnimmt.
• Für die Organisatorische Abstimmung und Konferenzteilnahme erhalten die Auftragnehmer*innen ein Organisationsbudget, das 10% bis max. 20% des Auftragsvolumens (je nach Abstimmungskomplexität) umfasst.
• Weitere fachliche Aufgaben werden in den 2wöchentlichen Teamkonferenzen vergeben. Abgeschlossene Aufgaben werden in diesen Konferenzen abgenommen.
  Hier wird auch die Angemessenheit des Stundenverbrauchs für Aufgaben im Auge behalten.

2b. Aufgaben und Zeitlogging in Jira

• Jede Auftragnehmer*in erhält in Jira ein Auftrags-Epic.
  • Dies ist die Management Summary des laufenden Vertrages.
  • Die Ist-, Plan-, Rest - Budgets werden hier während der Teamkonferenzen mit dem Auftragnehmer zusammengefasst.
• An dem Epic werden Einzelaufgaben als "Sub-Task" angefügt und mit einem Zeitbudget (time estimated) versehen.

3. Wie erfolgt die Abrechnung?

Weniger ist mehr - also gern eine Rechnung für den ganzen Vertrag, um beiderseitig Verwaltungsaufwand zu sparen.

Die Rechnung geht, wie im Rahmenvertrag beschrieben an unser Management / die Verwaltung

Die Verwaltung lässt die Rechnung vom WLO-Teamleiter prüfen - dieser nutzt dazu Eure Jira-Zeitlogs.